Działalność gospodarcza zajmująca się sprzedażą towarów wymaga prowadzenia odpowiednich dokumentów takich jak wydanie zewnętrzne umożliwiające udokumentowanie rozchód towarów. O prowadzeniu dokumentów decyduje właściciel przedsiębiorstwa, powołany przez niego kierownik bądź inna uprawniona osoba.
WZ co to jest?
WZ to skrót od wydania zewnętrznego, które jest dokumentem potwierdzającym wydanie oraz odebranie towarów z magazynu. Wydanie to jest czasem stosowane gdy towar zostaje odebrany bez opłacenia, ale najczęściej ta forma dokumentacji stosowana jest pomiędzy kontrahentami. Dokument WZ poprzedza wystawienie faktury sprzedażowej lub paragonu, a przedsiębiorca musi pamiętać, że faktura wystawiona powinna być w ciągu 7 dni od sporządzenia wydania zewnętrznego.
Jak prawidłowo sporządzić WZ?
Odpowiednio wypełnione wydanie zewnętrzne musi zawierać informacje dotyczące transakcji, które będą potrzebne podczas kontroli. Dokument wydania może dotyczyć towarów, wyposażenia przedsiębiorstwa oraz narzędzi, które zostały poddane rozchodowi. Odbiorcami WZ mogą być kontrahenci oraz pracownicy firmy, a także osoby prywatne będące podatnikami. W prawidłowo wypełnionym dokumencie rozchodu zawarte muszą być następujące dane:
– numer dokumentu w systemie magazynowym,
– data wystawienia dokumentu oraz wydania towaru,
– nazwa i cena towaru,
– ilość towaru,
– waga netto i brutto towaru jeżeli na WZ wpisanych jest kilka rodzajów towarów,
– dane odbiorcy jakim jest imię, nazwisko, nazwa firmy oraz numer NIP,
– pieczątka oraz podpis osoby, która jest uprawniona do wystawienia dokumentu.
W niektórych sytuacjach dokument wydania zewnętrznego zawiera napisane przez kierowcę oświadczenie o braku zastrzeżeń co do załadunku oraz rozmieszczenia towaru na samochodzie i jego wagi.
Wydanie zewnętrzne a księgowość
Dokument WZ stosowany jest w obrocie magazynowym w celu udokumentowania rozchodów poszczególnych towarów. Wydanie to nie jest dokumentem księgowym lecz dokumentem pomocniczym do faktury sprzedażowej oraz podczas kontroli transportu. Wyjątkiem jest, że dokument wydania zewnętrznego może zostać zaksięgowany w księgach przychodów i rozchodów jeżeli odbiorca towaru weźmie go i odsprzeda przed otrzymaniem faktury sprzedażowej.
Artykuł powstał w oparciu o materiały znalezione na afaktury.pl.
